Điểm danh 5 thiết bị POS cần thiết cho một hệ thống thanh toán tối ưu

Máy quẹt thẻ, máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, khay đựng tiền là 5 thiết bị POS đóng vai trò riêng trong hệ thống POS. Hiểu rõ chức năng và vai trò của từng thiết bị giúp chủ cửa hàng (merchant) lựa chọn đúng và đủ thiết bị, nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả cho hệ thống bán hàng.

Bảng mô tả chức năng của 5 thiết bị POS trong hệ thống điểm bán hàng

Hệ thống POS bao gồm 5 thiết bị: máy POS quẹt thẻ, máy tính tiền, máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch và khay đựng tiền. 

Dưới đây là thông tin chi tiết về từng thiết bị trong hệ thống POS.

1. Máy POS quẹt thẻ/mã QR

Máy POS quẹt thẻ (có thể quét mã QR) là thiết bị thanh toán cầm tay có chức năng thực hiện các giao dịch thanh toán bằng thẻ ATM hoặc mã QR hoặc cả 2 hình thức (ở máy SmartPOS).

Máy POS cầm tay được chia thành 3 loại, đó là:

• Máy POS truyền thống: Chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ.

• Máy POS di động (Mobile POS): Chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ và có thể mã QR.

• Máy POS thông minh (SmartPOS): Chấp nhận thanh toán thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng và mã QR.

Cách thức vận hành của máy POS quẹt thẻ/mã QR

• Nhân viên nhập số tiền vào máy POS.

• Khách hàng sẽ quẹt thẻ hoặc mã QR (tương thích với mạng lưới ngân hàng liên kết của merchant) để thanh toán.

• Số tiền giao dịch sẽ chuyển trực tiếp từ tài khoản khách hàng sang tài khoản của merchant đối với thanh toán hóa đơn một lần.

Với giao dịch trả góp bằng thẻ tín dụng, dòng tiền sẽ đi từ ngân hàng tới đơn vị cung cấp dịch vụ POS rồi tới merchant. Khách hàng sẽ trả góp tiền vay trước cho ngân hàng cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng.

Bán hàng và quản lý cửa hàng trở nên dễ dàng hơn với máy SmartPOS tích hợp giải pháp VNPAY-POS.

Với các loại máy SmartPOS đời mới tích hợp nhiều phần mềm quản lý bán hàng (quản lý tồn kho, thống kê, báo cáo hàng hóa và doanh thu,...) giúp merchant dễ dàng theo dõi các hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi.

>> Có thể bạn quan tâm: Máy POS quẹt thẻ giá bao nhiêu?  Tổng hợp chi phí đầu tư thiết bị POS

2. Máy tính tiền (Cash register)

Máy tính tiền là thiết bị có vai trò ghi nhận đơn hàng, tính tổng tiền hóa đơn, số tiền nhận về và tiền thừa (nếu có) cho khách hàng. Máy tính tiền khá giống như một máy tính để bàn mini với một màn hình chữ nhật, có giá đỡ. Đặc biệt, đa số máy sử dụng màn hình cảm ứng giúp người dùng dễ dàng tương tác. 

Máy POS tính tiền thường kết nối với máy đọc mã vạch và máy in hóa đơn, giúp nhân viên thu ngân dễ dàng thống kê số lượng sản phẩm, tổng tiền hàng hóa và xuất hóa đơn cho khách hàng.

Máy tính tiền thường được lắp đặt cố định ở quầy thu ngân để nhân viên tiếp nhận đơn hàng và thanh toán cho khách hàng.

3.  Khay đựng tiền

Khay đựng tiền là một hộp ngăn kéo bằng nhựa hoặc sắt, thường được lắp đặt phía dưới máy tính tiền. Khay được chia thành nhiều ngăn, mỗi ngăn đựng các mệnh giá khác nhau để nhân viên dễ dàng gửi tiền thừa lại khách hàng. 

Hiện nay, khay đựng tiền thường được tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng, chỉ tự động bật mở khi có lệnh thanh toán, giúp đảm bảo an toàn tiền mặt cho cửa hàng. 

4. Máy in hóa đơn

Máy in hóa đơn là thiết bị chuyên in hóa đơn giấy cho khách hàng. Trong hóa đơn sẽ có các thông tin như: mặt hàng/dịch vụ, số lượng, giá thành, thời điểm, địa điểm thanh toán, nhân viên thanh toán,... 

Hiện nay, nhiều thiết bị SmartPOS hiện đại có tích hợp đầu in hóa đơn giấy và xuất hóa đơn điện tử. Merchant nên đầu tư dạng máy POS này để giảm chi phí mua máy in, tối ưu thời gian cho quy trình thanh toán, mang tới trải nghiệm tích cực cho khách hàng.

Máy SmartPOS hỗ trợ thanh toán tiền và in hóa đơn giấy cho khách hàng sử dụng dịch vụ taxi.

5. Máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch là thiết bị giúp quét và giải mã các vạch thành ký hiệu hoặc chữ số, sau đó gửi vào phần mềm ở máy tính tiền để đọc thành tên, giá tiền, số lượng hàng tồn kho của sản phẩm.

Với máy quét mã vạch, nhân viên bán hàng không cần nhớ tất cả giá tiền hàng hóa, tránh được sai sót trong việc thanh toán. 

Quy trình thanh toán trong 1 hệ thống POS

• Nhân viên dùng máy quét mã để đọc thông tin từ sản phẩm và hiển thị trên màn hình của máy tính tiền. 

• Tiếp theo, nhân viên nhập thêm mã barcode (nếu không nhận diện được mã vạch), nhập voucher, ưu đãi tích điểm khách hàng thân thiết,... để máy tính tiền tính tổng hóa đơn. 

• Nhân viên thực hiện thanh toán theo hình thức dùng tiền mặt hoặc quẹt thẻ/quét mã QR.

• Khi giao dịch hoàn thành, nhân viên nhấn in hóa đơn giấy và đưa cho khách hàng.

Trong thực tế, không phải tất cả cửa hàng đều nên trang bị toàn bộ các thiết bị POS kể trên. Tùy thuộc vào nhu cầu và mô hình kinh doanh, merchant nên chọn lọc thiết bị cần thiết để tối ưu về chi phí đầu tư. 

Trang bị đúng và đủ thiết bị POS sẽ giúp merchant bán hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí đầu tư

Tư vấn lựa chọn thiết bị POS tối ưu cho từng mô hình kinh doanh 

Điểm chung của tất cả mô hình là cần trang bị máy POS quẹt thẻ/mã QR - “hạt nhân” của hệ thống POS. Bởi vì, máy POS ngày nay sở hữu nhiều tính năng, đáp ứng nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt và hỗ trợ merchant quản lý hiệu quả.

1. Dịch vụ vận tải (taxi, xe khách,...)

Dịch vụ vận tải (taxi, xe khách,...) truyền thống đòi hỏi khách hàng trả tiền mặt sau chuyến đi. Đây là một hạn chế sẽ ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp trong xu thế thanh toán không dùng tiền mặt ngày nay. 

Vì vậy, đầu tư máy POS quẹt thẻ hoặc mã QR đáp ứng nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt sẽ nâng cao trải nghiệm hành khách sử dụng dịch vụ vận tải. 

 

Máy POS quẹt thẻ/mã QR không dây có thể mang theo taxi và thanh toán không tiền mặt ngay trong chuyến đi. 

2. Cửa hàng bán lẻ (mỹ phẩm, hàng gia dụng,...) với mọi quy mô

Các cửa hàng bán lẻ mọi quy mô nên trang bị hệ thống POS đầy đủ để quản lý hiệu quả số lượng hàng hóa, tránh sai sót về giá tiền của các sản phẩm gây thất thoát doanh thu cho cửa hàng.

Theo đó, merchant cần đầu tư khoảng 12.800.000 - 16.000.000 đồng để có được một hệ thống POS bao gồm 5 thiết bị. Vì đặc thù của ngành là cần kiểm soát hàng hóa, giao dịch nhiều lần với số lượng lớn sản phẩm trong ngày, nên merchant cần đầu tư nhiều thiết bị để tối ưu hóa quá trình thanh toán. 

Với các cửa hàng có quy mô nhỏ, lượng hàng hóa ít, có thể kiểm soát thủ công và chỉ cần bổ sung phương thức thanh toán không tiền mặt, merchant có thể cân nhắc việc chỉ đầu tư vào máy POS. 

Thực tế, các máy POS hiện nay đều chấp nhận thẻ tín dụng. Việc đầu tư máy POS sẽ giúp merchant tiếp cận với hơn 15 triệu chủ thẻ tín dụng toàn quốc, tăng doanh thu và khả năng chốt đơn.

Các chuỗi cửa hàng bán lẻ nên đầu tư hệ thống POS để phục vụ nhu cầu thanh toán và nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 

3. Nhà hàng, cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống

Nhà hàng, cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống nên trang bị hệ thống POS, đặc biệt là máy POS cầm tay để có thể thực hiện thanh toán tận bàn. Khách hàng không phải đứng đợi trước quầy thu ngân chờ đợi tới lượt thanh toán. 

Như vậy, để đầu tư một hệ thống POS gồm 4 thiết bị cho cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống thì merchant cần tiêu tốn khoảng 9.400.000 - 13.400.000 đồng. Tùy vào quy mô, đối tượng khách hàng mà merchant có thể điều chỉnh để phù hợp với cửa hàng của mình. 

Các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống nên đầu tư máy POS để tránh lỡ mất nhiều khách hàng tiềm năng. 

4. Cửa hàng thời trang

Sản phẩm thời trang thường có giá trị khá cao khiến khách hàng ái ngại khi mang nhiều tiền mặt đi mua sắm. Trang bị máy thanh toán POS mang tới cho khách hàng lựa chọn mua sắm đơn giản. Chỉ với một chiếc thẻ hoặc điện thoại thông minh có cài đặt ứng dụng ngân hàng/ví điện tử là đã có thể mua và thanh toán nhanh chóng, tiện lợi. 

Như vậy, một cửa hàng thời trang cần đầu tư khoảng 13.100.000 - 14.200.000 đồng cho một hệ thống POS gồm 5 thiết bị.

Các cửa hàng thời trang cần có hệ thống POS để khách hàng dễ dàng thanh toán không tiền mặt, tạo sự chuyên nghiệp. 

5. Cửa hàng tiện lợi, siêu thị

Đặc thù của các điểm bán lẻ này là số lượng hàng hóa lớn, giao dịch nhiều, phục vụ đa dạng đối tượng khách hàng. Việc “số hóa” các giao dịch sẽ giúp merchant dễ kiểm đếm, tính toán doanh thu, đồng thời tiếp cận hiệu quả với nhóm khách hàng dùng thẻ tín dụng hay không có thói quen mang theo tiền mặt. 

Vì vậy, cửa hàng tiện lợi, siêu thị nên đầu tư toàn bộ hệ thống POS để phục vụ nhu cầu thanh toán đa dạng của khách hàng. Bên cạnh đó, điểm bán còn tăng khả năng chốt đơn và doanh thu nhờ tích hợp với tính năng thông báo về các ưu đãi cho khách hàng thân thiết hay cho đơn hàng đạt điều kiện nhận khuyến mãi,... 

Hệ thống POS quản lý toàn bộ quy trình bán hàng tại điểm bán từ thanh toán, cập nhật tình hình kinh doanh đến quản lý kho hàng, cung cấp thông tin về hành vi mua hàng của người dùng ở khu vực bán đó. 

Trên đây là 3 trong số nhiều lợi ích mà hệ thống POS mang lại cho các cửa hàng tiện lợi, siêu thị. Đó là lý do mà tại các điểm bán lẻ lớn, người ta thường trang bị một hệ thống đầy đủ để mang tới trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Với một hệ thống POS bao gồm 5 thiết bị cho các cửa hàng tiện lợi, siêu thị, merchant sẽ cần đầu tư khoảng 13.800.000 - 17.500.000 đồng. 

Mô hình kinh doanh cửa hàng tiện lợi, siêu thị cần tiếp xúc với nhiều đối tượng, thực hiện số lượng lớn giao dịch hàng ngày nên cần đầu tư toàn bộ hệ thống POS. 

6. Cửa hàng kinh doanh trực tuyến

Đối với các cửa hàng kinh doanh trực tuyến, merchant không cần tốn nhiều chi phí để lắp đặt hệ thống POS hữu hình như đã nêu. Thay vào đó, merchant chỉ cần cài đặt phần mềm thanh toán POS vào hệ thống quản lý và bán hàng của cửa hàng, giúp quản lý, xuất hóa đơn điện tử và tiến hành thanh toán cho đơn hàng trực tuyến. 

Ngoài ra, nếu cửa hàng kinh doanh trực tuyến có lượng hàng vừa và lớn, merchant cần đầu tư thêm máy in hóa đơn để in thông tin khách hàng và giao cho bên vận chuyển. Tổng chi phí cần đầu tư sẽ rơi vào khoảng 1.000.000 - 2.000.000 đồng cho máy in và phần mềm. 

Tổng kết

Trang bị các thiết bị POS là cách giúp merchant tối ưu quy trình và thời gian thanh toán, đồng thời nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. Tùy vào nhu cầu sử dụng, điều kiện tài chính mà merchant sẽ đưa ra lựa chọn thiết bị POS phù hợp, tối ưu chi phí. 

Từ phần tư vấn có thể thấy, máy POS thanh toán là một thiết bị mà merchant nên trang bị cho cửa hàng của mình. Đặc biệt với các dòng máy SmartPOS đa-zi-năng tích hợp giải pháp thanh toán sẽ giúp merchant tối ưu quy trình thanh toán và chi phí đầu tư.

Nếu bạn đang đi tìm một chiếc máy POS đa năng, máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS là một lựa chọn tối ưu. Đó là lý do mà máy SmartPOS do VNPAY phát triển đang xuất hiện tại nhiều chuỗi cửa hàng bán lẻ lớn ở Việt Nam như Sói Biển, Pharmacity, Fahasa, Homefarm, Format, Yody, Nova FnB (Mojo, Jumbo), Phong Vũ,... 

Bên cạnh đó, giải pháp VNPAY-POS còn là đối tác của nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn trên thế giới như Visa, MasterCard, nhờ đó, việc thanh toán trở nên dễ dàng hơn và ối ưu chi phí hơn.