Ưu, nhược điểm của 3 cách quản lý bán hàng online phổ biến hiện nay

Khi vận hành và quản lý bán hàng online, chủ cửa hàng phải đối diện với muôn vàn khó khăn như bị ẩn tin nhắn đặt hàng của khách, lên đơn chậm, thiếu đơn hàng, không kết nối được với đơn vị vận chuyển, không quản lý được hàng tồn kho, tình trạng hủy đơn liên tục,...

Những khó khăn này nếu diễn ra trong thời gian dài sẽ làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng xấu đến hiệu suất kinh doanh. Để khắc phục tình trạng này, chủ cửa hàng online đang hoạt động trên các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada,...) hay các kênh mạng xã hội (Facebook, Instagram,...) nên tham khảo 3 cách quản lý bán hàng online phổ biến hiện nay. 

1. Quản lý bán hàng online bằng excel

Excel là phần mềm máy tính thuộc bộ Microsoft Office. Giao diện Excel gồm các trang tính được thể hiện dưới dạng hàng và cột. Người dùng sử dụng phần mềm này để nhập các thông tin (thường là số liệu) dưới dạng bảng và thực hiện tính toán thông qua các hàm.

Quản lý bán hàng online bằng Excel là phương thức sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp các giao dịch, tính toán và xuất báo cáo. Cách quản lý này có những ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

• Hoàn toàn miễn phí

• Thống kê thông tin rõ ràng và chi tiết

Chủ cửa hàng có thể nhập các thông tin liên quan đến giao dịch trên Excel như thời gian thực hiện, tên sản phẩm, số lượng, mã hàng hóa, giá bán, giá chiết khấu (nếu có). Khi cần tìm kiếm lại bất kỳ giao dịch nào đã nhập, người dùng chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + F”. 

• Tính toán doanh thu, số liệu bán hàng nhanh chóng và chính xác

Chỉ với các hàm có sẵn như SUM, AVERAGE,..., Excel sẽ tự động tính toán và trả kết quả chính xác sau vài giây. 

Nhược điểm:

• Thao tác nhập liệu bằng thủ công khá mất thời gian và có khả năng xảy ra rủi ro sai số: Với các cửa hàng có nhiều giao dịch online trong ngày, việc nhập tay số liệu vào phần mềm Excel trên máy rất tốn thời gian. Ngoài ra, chỉ một vài số liệu nhập không đúng có thể cho kết quả tính toán doanh thu, chi phí,... hoàn toàn sai. 

• Chủ cửa hàng cần thành thạo sử dụng Excel.

Như vậy, việc quản lý kinh doanh online bằng Excel chỉ phù hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ với lượng giao dịch theo ngày/tuần/tháng,... không nhiều. Ngoài ra, người quản lý cần thành thạo các thao tác Excel cơ bản. 

Chủ doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo mẫu file Excel quản lý bán hàng online gồm 6 trang tính với các tính năng sau:

• Quản lý sản phẩm

• Quản lý doanh thu

• Quản lý hàng xuất - nhập và hàng tồn kho

• Quản lý đơn hàng online

• Quản lý thông tin khách hàng

• Quản lý công nợ 

Để sử dụng, chủ cửa hàng chỉ cần truy cập link và tải xuống. Sau đó nhập số liệu và tiến hành tính toán. 

Dễ dàng tạo các trang tính để nhập, tính toán và trích xuất báo cáo giao dịch qua Excel

2. Quản lý bán hàng online bằng phần mềm miễn phí

2.1. Ưu nhược điểm của các phần mềm quản lý bán hàng online miễn phí

Ngoài Excel, các phần mềm bán hàng miễn phí như Ebiz, An Việt Soft, Dân Trí Soft, VsBMS.Free sẽ cung cấp các tính năng cơ bản như:

• Lập hóa đơn bán hàng đơn giản với các thông tin sản phẩm, thời gian giao dịch, giá bán, khuyến mạãi,...

• Lưu trữ thông tin khách hàng

• Quản lý sản phẩm (hàng nhập - xuất, hàng tồn kho, hàng hoàn do lỗi,...)

• Quản lý doanh thu, công nợ 

• Lập và in một số loại hóa đơn 

• Quản lý nhân sự (lập danh sách nhân viên, phân ca, chấm công,...)

• …

Trước khi chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, chủ cửa hàng nên cân nhắc kỹ các ưu và nhược điểm dưới đây:

Ưu điểm:

• Miễn phí

• Hầu hết các phần mềm đều không giới hạn thời gian sử dụng

Nhược điểm: 

• Giao diện cũ và không tối ưu (thiết kế đơn điệu, phông chữ khó nhìn,...)

• Chỉ có các tính năng cơ bản và không được nâng cấp

• Không hỗ trợ tính năng quản lí bán hàng từ xa nên chủ cửa hàng phải có mặt tại điểm bán để quản lí việc kinh doanh

• Không có hướng dẫn cài đặt, sử dụng và không hỗ trợ bảo trì, sửa chữa khi xảy ra sự cố

• Tính bảo mật chưa cao

Các phần mềm bán hàng miễn phí thường chỉ chạy trên hệ điều hành Windows và ít khi cập nhật tính năng

Với tính năng và những đặc điểm vừa nêu, phần mềm bán hàng miễn phí thường được chủ cửa hàng nhỏ, doanh nghiệp start-up lựa chọn để tối ưu chi phí. Cửa hàng lớn hoặc kinh doanh theo mô hình hệ thống nên cân nhắc sử dụng những phần mềm bán hàng có trả phí dưới đây. 

2.2. TOP 3 phần mềm quản lý bán hàng online miễn phí

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (POS) giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý kho và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là 4 phần mềm POS miễn phí và đa năng, phù hợp cho nhiều loại hình kinh doanh.

2.2.1. Loyverse POS

Loyverse POS là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, ra đời từ năm 2014, hướng đến các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực F&B, bán lẻ và dịch vụ. Phần mềm này biến thiết bị di động thành máy POS mạnh mẽ, giúp quản lý doanh số, hàng tồn kho và nhân viên từ một nền tảng duy nhất. 

Các tính năng chính:

• Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa, nhận thông báo khi sắp hết hàng, và quản lý nhà cung cấp.​

• Báo cáo kinh doanh: Cung cấp báo cáo doanh thu, lợi nhuận và phân tích xu hướng bán hàng.​

• Quản trị nhân sự: Giám sát doanh số của nhân viên, chấm công và phân quyền truy cập.​

• Quản lý quan hệ khách hàng: Lưu trữ lịch sử mua hàng và triển khai chương trình khách hàng thân thiết.

Lưu ý: Mặc dù Loyverse POS miễn phí, nhưng một số tính năng nâng cao như quản lý nhân viên và kho hàng yêu cầu trả phí. Ngoài ra, phần mềm không hỗ trợ thanh toán qua các ví điện tử phổ biến và thiếu tính năng chuyên biệt cho từng ngành nghề.​

2.2.2. Dantrisoft

Dantrisoft là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, được phát triển bởi Công ty TNHH Khai Dân Trí từ năm 2015. Phần mềm này phù hợp cho các cửa hàng nhỏ, quán ăn, nhà hàng, karaoke và bi-a.

Các tính năng chính:

• Quản lý bán hàng: Hỗ trợ order món, in bill, tính tiền và báo cáo doanh thu.​

• Quản lý thu chi: Theo dõi chi phí, doanh thu và lãi lỗ kinh doanh.​

• Quản lý kho hàng: Nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa.​

• Quản lý nhân viên: Phân quyền và theo dõi hiệu suất làm việc.​

Lưu ý: Dantrisoft miễn phí vĩnh viễn cho các cửa hàng nhỏ, nhưng không phù hợp với các cửa hàng kinh doanh ngoài các ngành đã đề cập. Ngoài ra, phần mềm chưa tích hợp với các sàn thương mại điện tử.​

2.2.3. An Việt Soft

An Việt Soft là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, được phát triển bởi Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghệ An Việt. Phần mềm này phù hợp với nhiều lĩnh vực kinh doanh như siêu thị, cửa hàng tạp hóa, shop thời trang và mỹ phẩm.

Các tính năng chính:

• Quản lý hàng hóa: Nhập, sửa danh mục hàng hóa, quản lý nhà cung cấp và phiếu nhập kho.​

• Báo cáo thống kê: Cung cấp báo cáo doanh thu, công nợ và phân tích bán hàng.​

• Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng và hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả.​

• In hóa đơn và mã vạch: Hỗ trợ in hóa đơn và mã vạch cho sản phẩm.

 

Lưu ý: An Việt Soft cung cấp các tính năng cơ bản miễn phí, nhưng chưa hỗ trợ đồng bộ với các sàn thương mại điện tử và mạng xã hội, nên không phù hợp với các cửa hàng online.

3. Quản lý bán hàng online bằng phần mềm trả phí

3.1. Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng online trả phí

Một số phần mềm bán hàng có trả phí như POS365, KiotViet, Sapo Go,... được các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn lựa chọn nhờ các tính năng ưu việt như:

• Chấp nhận nhiều phương thức thanh toán như: Tính tổng giá trị đơn hàng, quét mã vạch, in mã vạch, in hóa đơn, chấp nhận đa dạng phương thức thanh toán (quẹt thẻ, quét mã QR,...).

• Kết nối bán hàng và quản lý đơn trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada,...

• Quản lý hàng hóa, cập nhật danh mục hàng hóa xuất - nhập, hàng tồn kho, cảnh báo hàng sắp hết hạn sử dụng.

• Quản lý khách hàng (tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, lịch sử giao dịch, công nợ,...); tích điểm; áp dụng các chương trình khuyến mãi sinh nhật, tri ân khách hàng,...

• Quản lý từ xa, không phụ thuộc vào tình trạng kết nối internet.

Nếu so sánh với các phần mềm bán hàng miễn phí trên, những phần mềm bán hàng có trả phí sở hữu các ưu nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

• Tính năng thanh toán và quản lý bán hàng đa dạng, liên tục được cập nhật

• Được hỗ trợ lắp đặt, sử dụng và bảo trì, bảo hành khi cần thiết

• Có thể cài đặt và sử dụng trên nhiều thiết bị như PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động chạy hệ điều hành iOS, Android,... 

• …

3.2. TOP 4 phần mềm quản lý bán hàng online trả phí

1. Sapo POS

Sapo POS là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo, được sử dụng rộng rãi trong các ngành bán lẻ và thương mại điện tử.

Các tính năng chính:

• Quản lý kho hàng: Giúp theo dõi số lượng hàng hóa trong kho, cập nhật trạng thái và cảnh báo khi hàng sắp hết.

• Quản lý đơn hàng: Cập nhật chi tiết quá trình đơn hàng, từ tạo đơn đến xử lý hoàn/hủy/trả hàng.

• Quản lý giao hàng: Theo dõi đơn hàng và tự động đồng bộ thông tin vận chuyển vào báo cáo công nợ.

• Quản lý từ xa: Thống kê doanh thu, kiểm tra lịch sử giao dịch và theo dõi hiệu suất của nhân viên từ các thiết bị di động.

Ưu điểm:

• Tích hợp thiết bị POS: Hỗ trợ kết nối với các thiết bị POS như máy quẹt thẻ, máy in hóa đơn, giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

• Quản lý đa kênh: Thích hợp cho cả bán hàng trực tiếp và online, hỗ trợ quản lý đồng bộ từ nhiều kênh bán hàng.

Nhược điểm:

• Giao diện phức tạp: Với người mới sử dụng, giao diện và tính năng có thể cần thời gian để làm quen.

• Chi phí nâng cấp: Một số tính năng nâng cao yêu cầu các gói trả phí.

Giá cả:

• Gói Start Up: 170.000 VNĐ/tháng.

• Gói POS: 249.000 VNĐ/tháng.

• Gói Omnichannel: 599.000 VNĐ/tháng.

2. POS365

POS365, phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm 365, là phần mềm quản lý bán hàng trên nền tảng điện toán đám mây, phù hợp với mọi ngành nghề từ mỹ phẩm, spa, siêu thị đến cửa hàng bán lẻ.

Các tính năng chính:

• Xử lý đơn hàng: Quản lý từ việc nhận yêu cầu mua hàng, tạo đơn cho đến giải quyết yêu cầu hoàn/trả hàng.

• Quản lý sản phẩm: Phân loại và theo dõi sản phẩm theo mã QR, kiểm soát hàng tồn kho và nguyên liệu.

• Báo cáo bán hàng: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, số lượng đơn hàng và công nợ.

Ưu điểm:

• Quản lý từ xa: Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây, giúp chủ cửa hàng quản lý từ bất kỳ thiết bị nào.

• Bảo mật cao: Dữ liệu luôn được bảo vệ với các tính năng bảo mật hiện đại.

Nhược điểm:

• Cần kết nối internet ổn định: Phụ thuộc vào mạng internet để hoạt động hiệu quả.

Giá cả:

• Gói cơ bản: 1.650.000 VNĐ/năm.

• Gói phổ biến: 3.300.000 VNĐ/3 năm.

• Gói trọn đời: 6.600.000 VNĐ/sử dụng vĩnh viễn.

3. MISA eShop

MISA eShop, phát triển bởi Công ty MISA, là phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến, hỗ trợ các cửa hàng bán hàng qua mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử như Shopee và Lazada.

Các tính năng chính:

• Quản lý bán hàng trực tuyến: Quản lý nhiều fanpage, theo dõi đơn hàng và phản hồi bình luận trên các nền tảng như Facebook và Zalo.

• Quản lý nhân sự: Theo dõi lịch làm việc, chấm công và đánh giá hiệu suất bán hàng theo ca của nhân viên.

Ưu điểm:

• Tích hợp bán hàng đa kênh: Quản lý đồng thời trên nhiều nền tảng bán hàng, giúp tăng cường tiếp cận khách hàng.

• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng cho các cửa hàng bán hàng trực tuyến.

Nhược điểm:

• Giới hạn cho cửa hàng offline: MISA eShop chủ yếu phục vụ cho cửa hàng bán hàng trực tuyến, ít tính năng cho các cửa hàng offline.

• Chi phí nâng cấp tính năng: Một số tính năng nâng cao yêu cầu trả phí.

Giá cả:

• Gói cơ bản: 2.500.000 VNĐ/năm.

• Gói nâng cao: 3.500.000 VNĐ/năm.

4. KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo, được sử dụng phổ biến trong các cửa hàng F&B như nhà hàng, quán cà phê, và quán ăn.

Các tính năng chính:

• Đồng bộ với các sàn thương mại điện tử: Quản lý nhiều gian hàng trên một giao diện duy nhất, đồng bộ giá bán và hàng tồn kho.

• Quản lý bán hàng trên Facebook: Quản lý đơn hàng và trả lời tin nhắn trực tiếp từ Facebook.

• Theo dõi giao hàng: Cập nhật thông tin về quá trình giao hàng từ khi xuất kho đến khi đến tay khách hàng.

Ưu điểm:

• Quản lý đa kênh: Hỗ trợ bán hàng trực tiếp và online, giúp kết nối nhiều kênh bán hàng từ cửa hàng đến các sàn thương mại điện tử.

• Phù hợp với F&B: Các tính năng tối ưu cho nhà hàng, quán ăn và dịch vụ F&B.

Nhược điểm:

• Hạn chế cho cửa hàng không phải F&B: Các tính năng của KiotViet tập trung vào ngành F&B, do đó ít phù hợp với các ngành khác.

• Phí dịch vụ: Mặc dù phần mềm có nhiều tính năng hữu ích, nhưng một số dịch vụ yêu cầu chi phí thêm.

Giá cả:

 

• Gói cơ bản: 100.000 VNĐ/tháng.

• Gói cao cấp: 250.000 VNĐ/tháng.

Đây là những phần mềm trả phí với các gói phí theo nhu cầu và ngân sách tài chính để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn. 

Đặc biệt, trong các phần mềm bán hàng có trả phí trên thị trường, phần mềm POS365 tích hợp trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS được nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng. Ngoài các tính năng ưu việt nêu trên, POS365 còn sở hữu 2 tính năng mới là công nghệ điện toán đám mây và tính năng xuất hóa đơn điện tử. 

Công nghệ điện toán đám mây hỗ trợ cửa hàng lưu trữ thông tin lâu dài và hoàn toàn yên tâm về khả năng bảo mật. Chủ cửa hàng có thể kiểm tra thông tin giao dịch mọi lúc mọi nơi của toàn bộ chuỗi chi nhánh mà mình quản lý. 

Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể xuất hóa đơn điện tử thông qua phần mềm POS365. Đây là ưu điểm tăng lợi thế cạnh tranh nếu cửa hàng có tệp khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức. 

Bên cạnh đó, nếu Excel hay các phần mềm miễn phí chỉ hỗ trợ trên Windows thì phần mềm POS365 có thể chạy trên 3 hệ điều hành thông dụng là iOS, Android và Windows. Số lượng máy in có thể kết nối tối đa của thiết bị chạy phần mềm POS365 là 10 máy. 

Như vậy, chỉ với 1 thiết bị SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS chạy phần mềm POS365, chủ cửa hàng đã có thể nắm trong tay toàn bộ quy trình quản lý kinh doanh tinh giản, nhanh chóng với hiệu suất cao. 

Bán hàng online hiệu quả hơn với phần mềm POS365 trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS

Vui lòng liên hệ các kênh sau để được tư vấn cụ thể, chi tiết thông tin về phần mềm POS365 và giải pháp VNPAY-POS: 

Tổng kết

Tùy theo nhu cầu và ngân sách tài chính, chủ cửa hàng có thể chọn 1 trong 3 cách quản lý bán hàng online là sử dụng Excel, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí và phần mềm quản lý bán hàng có trả phí. Với mức phí phù hợp, chủ cửa hàng nên cân nhắc sử dụng phần mềm POS365 tích hợp trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS để nâng cao hiệu suất kinh doanh.