Khi vận hành và quản lý bán hàng online, chủ cửa hàng phải đối diện với muôn vàn khó khăn như bị ẩn tin nhắn đặt hàng của khách, lên đơn chậm, thiếu đơn hàng, không kết nối được với đơn vị vận chuyển, không quản lý được hàng tồn kho, tình trạng hủy đơn liên tục,...
Những khó khăn này nếu diễn ra trong thời gian dài sẽ làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng xấu đến hiệu suất kinh doanh. Để khắc phục tình trạng này, chủ cửa hàng online đang hoạt động trên các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada,...) hay các kênh mạng xã hội (Facebook, Instagram,...) nên tham khảo 3 cách quản lý bán hàng online phổ biến hiện nay.
1. Quản lý bán hàng online bằng excel
Excel là phần mềm máy tính thuộc bộ Microsoft Office. Giao diện Excel gồm các trang tính được thể hiện dưới dạng hàng và cột. Người dùng sử dụng phần mềm này để nhập các thông tin (thường là số liệu) dưới dạng bảng và thực hiện tính toán thông qua các hàm.
Quản lý bán hàng online bằng Excel là phương thức sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp các giao dịch, tính toán và xuất báo cáo. Cách quản lý này có những ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
-
Hoàn toàn miễn phí
-
Thống kê thông tin rõ ràng và chi tiết
Chủ cửa hàng có thể nhập các thông tin liên quan đến giao dịch trên Excel như thời gian thực hiện, tên sản phẩm, số lượng, mã hàng hóa, giá bán, giá chiết khấu (nếu có). Khi cần tìm kiếm lại bất kỳ giao dịch nào đã nhập, người dùng chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + F”.
-
Tính toán doanh thu, số liệu bán hàng nhanh chóng và chính xác
Chỉ với các hàm có sẵn như SUM, AVERAGE,..., Excel sẽ tự động tính toán và trả kết quả chính xác sau vài giây.
Nhược điểm:
-
Thao tác nhập liệu bằng thủ công khá mất thời gian và có khả năng xảy ra rủi ro sai số: Với các cửa hàng có nhiều giao dịch online trong ngày, việc nhập tay số liệu vào phần mềm Excel trên máy rất tốn thời gian. Ngoài ra, chỉ một vài số liệu nhập không đúng có thể cho kết quả tính toán doanh thu, chi phí,... hoàn toàn sai.
-
Chủ cửa hàng cần thành thạo sử dụng Excel.
Như vậy, việc quản lý kinh doanh online bằng Excel chỉ phù hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ với lượng giao dịch theo ngày/tuần/tháng,... không nhiều. Ngoài ra, người quản lý cần thành thạo các thao tác Excel cơ bản.
Chủ doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo mẫu file Excel quản lý bán hàng online gồm 6 trang tính với các tính năng sau:
-
Quản lý sản phẩm
-
Quản lý doanh thu
-
Quản lý hàng xuất - nhập và hàng tồn kho
-
Quản lý đơn hàng online
-
Quản lý thông tin khách hàng
-
Quản lý công nợ
Để sử dụng, chủ cửa hàng chỉ cần truy cập link và tải xuống. Sau đó nhập số liệu và tiến hành tính toán.
Dễ dàng tạo các trang tính để nhập, tính toán và trích xuất báo cáo giao dịch qua Excel
2. Quản lý bán hàng online bằng phần mềm miễn phí
Ngoài Excel, các phần mềm bán hàng miễn phí như Ebiz, An Việt Soft, Dân Trí Soft, VsBMS.Free sẽ cung cấp các tính năng cơ bản như:
-
Lập hóa đơn bán hàng đơn giản với các thông tin sản phẩm, thời gian giao dịch, giá bán, khuyến mạãi,...
-
Lưu trữ thông tin khách hàng
-
Quản lý sản phẩm (hàng nhập - xuất, hàng tồn kho, hàng hoàn do lỗi,...)
-
Quản lý doanh thu, công nợ
-
Lập và in một số loại hóa đơn
-
Quản lý nhân sự (lập danh sách nhân viên, phân ca, chấm công,...)
-
…
Trước khi chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, chủ cửa hàng nên cân nhắc kỹ các ưu và nhược điểm dưới đây:
Ưu điểm:
-
Miễn phí
-
Hầu hết các phần mềm đều không giới hạn thời gian sử dụng
Nhược điểm:
-
Giao diện cũ và không tối ưu (thiết kế đơn điệu, phông chữ khó nhìn,...)
-
Chỉ có các tính năng cơ bản và không được nâng cấp
-
Không hỗ trợ tính năng quản lí bán hàng từ xa nên chủ cửa hàng phải có mặt tại điểm bán để quản lí việc kinh doanh
-
Không có hướng dẫn cài đặt, sử dụng và không hỗ trợ bảo trì, sửa chữa khi xảy ra sự cố
-
Tính bảo mật chưa cao
Các phần mềm bán hàng miễn phí thường chỉ chạy trên hệ điều hành Windows và ít khi cập nhật tính năng
Với tính năng và những đặc điểm vừa nêu, phần mềm bán hàng miễn phí thường được chủ cửa hàng nhỏ, doanh nghiệp start-up lựa chọn để tối ưu chi phí. Cửa hàng lớn hoặc kinh doanh theo mô hình hệ thống nên cân nhắc sử dụng những phần mềm bán hàng có trả phí dưới đây.
3. Quản lý bán hàng online bằng phần mềm trả phí
Một số phần mềm bán hàng có trả phí như POS365, KiotViet, Sapo Go,... được các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn lựa chọn nhờ các tính năng ưu việt như:
-
Chấp nhận nhiều phương thức thanh toán như: Tính tổng giá trị đơn hàng, quét mã vạch, in mã vạch, in hóa đơn, chấp nhận đa dạng phương thức thanh toán (quẹt thẻ, quét mã QR,...).
-
Kết nối bán hàng và quản lý đơn trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada,...
-
Quản lý hàng hóa, cập nhật danh mục hàng hóa xuất - nhập, hàng tồn kho, cảnh báo hàng sắp hết hạn sử dụng.
-
Quản lý khách hàng (tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, lịch sử giao dịch, công nợ,...); tích điểm; áp dụng các chương trình khuyến mãi sinh nhật, tri ân khách hàng,...
-
Quản lý từ xa, không phụ thuộc vào tình trạng kết nối internet.
Nếu so sánh với các phần mềm bán hàng miễn phí trên, những phần mềm bán hàng có trả phí sở hữu các ưu nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
-
Tính năng thanh toán và quản lý bán hàng đa dạng, liên tục được cập nhật
-
Được hỗ trợ lắp đặt, sử dụng và bảo trì, bảo hành khi cần thiết
-
Có thể cài đặt và sử dụng trên nhiều thiết bị như PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động chạy hệ điều hành iOS, Android,...
-
…
Nhược điểm:
Đây là những phần mềm trả phí với các gói phí theo nhu cầu và ngân sách tài chính để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.
Đặc biệt, trong các phần mềm bán hàng có trả phí trên thị trường, phần mềm POS365 tích hợp trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS được nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng. Ngoài các tính năng ưu việt nêu trên, POS365 còn sở hữu 2 tính năng mới là công nghệ điện toán đám mây và tính năng xuất hóa đơn điện tử.
Công nghệ điện toán đám mây hỗ trợ cửa hàng lưu trữ thông tin lâu dài và hoàn toàn yên tâm về khả năng bảo mật. Chủ cửa hàng có thể kiểm tra thông tin giao dịch mọi lúc mọi nơi của toàn bộ chuỗi chi nhánh mà mình quản lý.
Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể xuất hóa đơn điện tử thông qua phần mềm POS365. Đây là ưu điểm tăng lợi thế cạnh tranh nếu cửa hàng có tệp khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức.
Bên cạnh đó, nếu Excel hay các phần mềm miễn phí chỉ hỗ trợ trên Windows thì phần mềm POS365 có thể chạy trên 3 hệ điều hành thông dụng là iOS, Android và Windows. Số lượng máy in có thể kết nối tối đa của thiết bị chạy phần mềm POS365 là 10 máy.
Như vậy, chỉ với 1 thiết bị SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS chạy phần mềm POS365, chủ cửa hàng đã có thể nắm trong tay toàn bộ quy trình quản lý kinh doanh tinh giản, nhanh chóng với hiệu suất cao.
Bán hàng online hiệu quả hơn với phần mềm POS365 trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS
Vui lòng liên hệ các kênh sau để được tư vấn cụ thể, chi tiết thông tin về phần mềm POS365 và giải pháp VNPAY-POS:
|
Tổng kết
Tùy theo nhu cầu và ngân sách tài chính, chủ cửa hàng có thể chọn 1 trong 3 cách quản lý bán hàng online là sử dụng Excel, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí và phần mềm quản lý bán hàng có trả phí. Với mức phí phù hợp, chủ cửa hàng nên cân nhắc sử dụng phần mềm POS365 tích hợp trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
