Phần mềm POS: Khái niệm, lợi ích, gợi ý phần mềm áp dụng cho mọi cửa hàng

Công việc thanh toán, quản lý bán hàng trở nên đơn giản hơn khi có phần mềm POS. Nhân tố vô hình này là sợi dây kết nối tất cả các thiết bị POS trong hệ thống bán hàng và cập nhật tình hình kinh doanh cho chủ cửa hàng (merchant). Cùng tìm hiểu về phần mềm POS trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm phần mềm POS là gì?

Phần mềm POS (Point of Sale) là một chương trình máy tính được thiết kế để hỗ trợ quá trình thanh toán và quản lý bán hàng hiệu quả hơn trong các cửa hàng. Được ví như "trung tâm chỉ huy" của toàn bộ hệ thống POS, phần mềm này không chỉ hoạt động trên nền tảng trực tuyến mà còn hỗ trợ các cửa hàng vật lý vận hành trơn tru với chức năng quản lý doanh số bán hàng, hàng tồn kho và thông tin khách hàng.

Hệ thống POS không chỉ dừng lại ở chức năng thanh toán mà còn là một nền tảng quản lý bán hàng toàn diện. Phần mềm POS giúp kết nối các thiết bị hỗ trợ thanh toán như máy POS, máy tính tiền, máy in hóa đơn, và máy quẹt mã với hệ thống dữ liệu quản lý của doanh nghiệp. Nhờ sự tích hợp này, người dùng không chỉ thực hiện các giao dịch thanh toán nhanh chóng mà còn quản lý mọi khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh.

 

Phần mềm POS vừa là trung tâm chỉ huy vừa là sợi dây kết nối mọi thiết bị bán hàng trong một đơn vị kinh doanh. Nguồn ảnh: Internet.

Các đơn vị kinh doanh trực tuyến có thể không cần phần cứng (các thiết bị POS hữu hình), nhưng không thể thiếu phần mềm bán hàng POS để tiếp cận và bán hàng trên internet.

Bảng tổng hợp 1 số loại phần mềm POS thông dụng dưới đây sẽ giúp bạn hình dung được vai trò quan trọng của nhân tố này trong hệ thống POS.

Phần mềm POS là yếu tố vô hình có khả năng vận hành hệ thống điểm bán hàng trong cửa hàng thực và ảo. Nguồn ảnh: Internet.

2. Lợi ích của phần mềm POS đối với kinh doanh bán lẻ

Phần mềm bán hàng POS ra đời với sứ mệnh giúp người làm kinh doanh bán hàng và vận hành hệ thống đạt hiệu quả cao nhất, tối ưu lợi nhuận nhiều nhất. 

Lợi ích của phần mềm POS đối với ngành kinh doanh bán lẻ thể hiện ở một số khía cạnh như sau:

Phần mềm tính tiền POS thực hiện và quản lý các giao dịch thanh toán thẻ

Phần mềm được thiết kế để kết nối máy POS với hệ thống dữ liệu của cửa hàng và ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán thẻ qua máy POS, hệ thống sẽ thu thập và xử lý thông tin ngay lập tức để thực hiện giao dịch. 

Mọi thông tin liên quan tới giao dịch sẽ tự động đồng bộ lên hệ thống dữ liệu của cửa hàng. Nhờ đó, các đầu mối quản lý nắm được chính xác về mọi hoạt động thanh toán qua thẻ.

Phần mềm tính tiền POS quản lý các giao dịch thanh toán và doanh thu 

Bên cạnh hỗ trợ hình thức thanh toán thẻ qua máy POS, phần mềm POS còn được phát triển để liên kết với các thiết bị khác như máy tính tiền, khay đựng tiền, máy in hóa đơn, máy quét mã,... 

Phần mềm POS được lập trình để tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa hình thức thanh toán bằng tiền mặt và dùng thẻ/mã QR/ví điện tử,... Tất cả mọi hoạt động thanh toán đều cập nhật chính xác lên hệ thống để giúp các đầu mối quản lý nắm được tình hình kinh doanh và doanh thu trong ngày.

Phần mềm bán hàng máy POS kết nối các thiết bị hữu hình trong hệ thống thanh toán trong các điểm bán hàng. Nguồn ảnh: Internet.

Phần mềm bán hàng POS hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh từ xa

Các thông tin giao dịch được cập nhật lên hệ thống ngay lập tức sau khi hoàn thành trên các thiết bị như máy POS quẹt thẻ, máy tính tiền, máy in hóa đơn,... 

Với các thông tin cập nhật liên tục, người quản lý sẽ nắm được tình hình kinh doanh của cửa hàng, doanh thu trong ngày, số lượng hàng hóa bán được và hàng còn trong kho, các nhân sự phụ trách bán hàng,... Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm rủi ro thất thoát hàng hóa và tiền mặt trong cửa hàng.

Phần mềm bán hàng máy POS quản lý hàng tồn kho 

Một trong những lợi ích quan trọng của phần mềm POS đối với kinh doanh bán lẻ đó là tính năng quản lý hàng tồn kho. Với tính năng này, người quản lý sẽ nắm được tình hình lưu thông hàng hóa, các mặt hàng đang tồn kho để có phương án xử lý trước khi hết hạn sử dụng, tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Phần mềm máy POS xây dựng mối quan hệ tốt đẹp để giữ chân khách hàng

Phần mềm POS ngày nay không bị giới hạn trong các tính năng thanh toán mà có thể làm được nhiều hơn thế. 

Với các dữ liệu về lịch sử mua hàng, hệ thống sẽ tự động thống kê, phân loại theo các trường thông tin cần thiết như nhóm khách hàng mới hoặc thân thiết,... Từ cơ sở thông tin này, các nhà tiếp thị (marketers) sẽ đưa ra các ưu đãi đến đúng nhóm khách hàng, quảng cáo đúng sản phẩm họ đang cần, tăng trải nghiệm thanh toán tốt (không phải chờ đợi, đa dạng phương thức thanh toán,...).

Tất cả đều giúp tăng hiệu quả kinh doanh và lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Đây là yếu điểm (điểm quan trọng) trong kinh doanh thời đại số hiện nay.

Ứng dụng máy POS và phần mềm bán hàng POS giúp tinh giản quy trình thanh toán, tăng lợi thế cạnh tranh cho đơn vị kinh doanh.

3. Gợi ý 4 phần mềm POS ứng dụng được cho mọi cửa hàng, ngành hàng

3.1. VNPAY Merchant View

VNPAY Merchant View là công cụ quản lý giao dịch trong hệ thống bán hàng với các tính năng chính như sau:

• Quản lý giao dịch thanh toán: Chức năng giúp người dùng quản lý và truy vấn, xuất báo cáo chi tiết các giao dịch trong cửa hàng.

• Quản lý thông tin kinh doanh: Chức năng giúp người dùng xem chi tiết thông tin kinh doanh đúng với quyền quản lý dữ liệu được gán.

• Báo cáo: Chức năng giúp người dùng quản lý và truy vấn, xuất báo cáo chi tiết các giao dịch của cửa hàng.

Đặc biệt, VNPAY Merchant View được thiết kế để vận hành trên nền tảng đám mây (Cloud) nên sẽ tự động cập nhật thông tin tới tài khoản của các đầu mối quản lý. Nhờ đó, họ có thể nắm bắt tình hình kinh doanh tại mọi thời điểm trong ngày mà không cần có mặt thường xuyên tại cửa hàng.

Đăng ký ngay giải pháp VNPAY Merchant View để quản lý cửa hàng bán lẻ dễ dàng mà vẫn đảm bảo hiệu quả mong đợi

3.2 VNPAY Payment Controller

Payment controller là công cụ kết nối giải pháp của VNPAY tới hệ thống tính tiền sẵn có của merchant như:

• Hệ thống bán hàng tại quầy thu ngân

• Máy POS/Máy tính bảng/Điện thoại thông minh để bán hàng

• Máy Self-Order Kiosk (máy bán hàng tự phục vụ)

Đây là một kết nối không dây và đồng bộ quy trình, thông tin thanh toán giữa các hệ thống quản lý thanh toán và bán hàng. Nhờ đó, nhân viên sẽ tránh nhầm lẫn do nhập số tiền nhiều lần. Người quản lý sẽ dễ dàng xây dựng báo cáo doanh thu nghiệp vụ của từng hình thức thanh toán, đồng thời nắm được thông tin và hình thức thanh toán của từng đơn hàng.

Thêm nữa, với giải pháp VNPAY Payment Controller, merchant thực hiện việc Đối soát dễ dàng theo từng ngày mà không cần chờ sao kê từ ngân hàng.

VNPAY Payment Controller giải pháp quản lý thanh toán và bán hàng tối ưu cho cửa hàng/doanh nghiệp.

3.3. Sapo

Sapo là nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam với hơn 190.000 khách hàng hiện nay. 

Đây là một ứng dụng thuần Việt đầu tiên tại Việt Nam phát triển theo hướng Omnichannel nhằm kết nối kênh bán hàng offline (chuỗi cửa hàng) và online (Website, Facebook, các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki,...). 

Khác với các phần mềm POS miễn phí, Sapo có khả năng tích hợp với các hệ thống CRM, ERP, phần mềm tính tiền POS của doanh nghiệp vừa giúp phát triển đa kênh vừa theo dõi sát sao mọi thay đổi hàng ngày. Bên cạnh đó, phần mềm còn được thiết kế để quản lý tồn kho, khách hàng và đơn hàng tập trung tại một trang quản trị duy nhất. Với các dữ liệu được cập nhật thường xuyên, merchant sẽ đưa ra các kế hoạch phát triển kinh doanh phù hợp. 

3.4. POS365

POS365 là một phần mềm bán hàng máy POS sử dụng công nghệ điện toán đám mây được phát triển bởi công ty 365 Software JSC. Chức năng chính của phần mềm máy POS 365 là hỗ trợ thanh toán bằng hình thức quẹt thẻ, quản lý tồn kho, báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh hàng ngày. 

Ưu điểm của phần mềm POS365 là có thể cài đặt và sử dụng được ở trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop, PC, giúp merchant quản lý cửa hàng từ xa hiệu quả và tiện lợi.

Vì vậy, POS365 được ứng dụng rộng rãi trong nhiều đơn vị kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ trong lĩnh vực cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê, nhà sách,...

Merchant sử dụng máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS có thể tích hợp phần mềm bán hàng POS365 nhờ tính năng tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của merchant. Điều này giúp merchant quản lý cửa hàng “nhàn” nhưng vẫn hiệu quả.

Phần mềm POS365 được tích hợp trên VNPAY-POS giúp quản lý các giao dịch thanh toán không tiền mặt dễ dàng. Nguồn ảnh: Internet.

Tổng kết

Phần mềm POS ra đời nhằm kết nối các thiết bị thanh toán POS tại các điểm bán, đồng bộ thông tin giao dịch, bán hàng của toàn bộ hệ thống. Phần mềm dành cho thiết bị POS ngày nay không chỉ giới hạn ở chức năng như phần mềm tính tiền POS mà còn trợ thành trợ lý kinh doanh đắc lực cho merchant. Do đó, dù trên thị trường có xuất hiện rất nhiều phần mềm POS miễn phí nhưng cũng không thể đáp ứng toàn bộ nhu cầu quản lý, vận hành của merchant như nhưng phần mềm máy POS kể trên.

Nếu bạn quan tâm tới giải pháp thanh toán VNPAY-POS, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau: