Giải mã 8 lỗi máy POS và gợi ý cách xử lý hiệu quả

Trong quá trình sử dụng máy POS quẹt thẻ, bạn có thể gặp tình trạng máy báo lỗi khiến giao dịch bị gián đoạn. Nếu bạn đang ở trong tình trạng này, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây. Bởi vì, bài viết giải mã 8 lỗi máy POS thường gặp kèm cách xử lý hiệu quả để giúp việc thanh toán diễn ra thuận lợi.

1. 4 lỗi máy POS liên quan tới in ấn hóa đơn

Khi máy POS gặp trục trặc về vấn đề in ấn hóa đơn, bạn nên chú ý tới 4 trường hợp sau đây: 

1.1. Lỗi máy POS không in được hóa đơn

Máy POS có kết nối bình thường và trong máy có đủ giấy in, nhưng máy POS không xuất ra hóa đơn. Trường hợp này thường gặp phải khi bạn thay mới cuộn giấy in nhiệt vào máy POS. 

Nguyên nhân: 

Cuộn giấy bị lắp lệch vị trí trong ngăn đựng giấy của máy POS. Điều này khiến giấy bị kẹt lại và không in được hóa đơn.

Cách xử lý:

• Bạn lấy cuộn giấy in nhiệt ra ngoài máy POS.

• Sau đó bạn đặt lại cuộn giấy sao cho phần đầu giấy rời hướng lên trên. 

• Bạn kéo một phần giấy ra ngoài, đóng nắp máy POS rồi xé phần giấy thừa.

• Thử in hóa đơn để kiểm tra hoạt động in ấn của máy POS đã trở lại bình thường hay chưa. Nếu chưa, bạn tham khảo ngay phần 2 của bài viết.

Hướng dẫn cách đặt đúng cuộn giấy đúng chiều vào máy POS.

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng máy VNPAY-POS, bạn nên thực hiện thêm 2 thao tác sau đây:

• Bước 1: Thực hiện thao tác khởi động lại máy 2 lần (reboot)

• Bước 2: Vào ứng dụng POS Steward để kiểm tra lại chức năng in ấn

1.2. Lỗi máy POS không xuất được hóa đơn do phần mềm

Nếu bạn đã lắp đặt cuộn giấy in vào máy POS đúng cách nhưng máy vẫn không in được hóa đơn, khả năng cao máy đang gặp vấn đề về phần mềm. Đây là một lỗi kỹ thuật ít gặp. 

Cách xử lý tốt nhất là liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ máy POS để được tư vấn, kiểm tra và xử lý đúng cách. Bởi vì lỗi máy POS liên quan tới phần mềm cần người có hiểu biết về kỹ thuật để xử lý vấn đề. 

1.3. Lỗi hóa đơn không có chữ 

Máy POS vẫn thực hiện in ấn bình thường nhưng hóa đơn in ra là giấy trắng hoàn toàn, không có chữ.

Nguyên nhân: 

Cuộn giấy in nhiệt bị đặt ngược chiều, phần giấy rời hướng xuống và hướng vào trong máy.

Cách xử lý: 

Bạn đặt cuộn giấy in vào trong khay đựng giấy của máy POS theo chiều như trong hình ảnh minh họa dưới đây.

Ví dụ minh họa cách lắp giấy in đúng chiều. Nguồn ảnh: Internet

Với người dùng máy SmartPOS tích hợp giải pháp VNPAY-POS, bạn vào ứng dụng POS Steward để kiểm tra chức năng in ấn. Các bước hướng dẫn thực hiện, bạn vui lòng tham khảo video hướng dẫn ở mục 1.1.

1.4. Hóa đơn mờ chữ hoặc xuất hiện dấu kẻ sọc

Bạn vẫn in được hóa đơn, nhưng phần chữ trên giấy bị mờ và xuất hiện các dấu kẻ sọc

Nguyên nhân:

Trường hợp này là do lỗi phần cứng hoặc do bụi bẩn khu vực cảm biến in ấn.

Cách xử lý

• Mở nắp giấy in vệ sinh bằng chổi khu vực bên trong rồi kiểm tra lại

• Sau khi bạn vệ sinh máy POS nhưng vẫn không in hóa đơn được, khả năng cao là lỗi ở phần cứng.

Trong trường hợp này, bạn nên gửi tới đơn vị cung cấp dịch vụ máy POS để nhân viên kỹ thuật kiểm tra, sửa chữa.

2. Lỗi máy POS mất kết nối internet

Khi bạn không truy cập được vào các ứng dụng trong máy POS để thực hiện thanh toán.

Nguyên nhân:

Máy POS chưa kết nối với wifi (trường hợp chưa cài đặt kết nối) hoặc mất kết nối.

Cách xử lý:

Trường hợp chưa cài đặt kết nối với wifi của cửa hàng

Bạn thực hiện kết nối internet cho máy POS theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn tính năng “Cài đặt”

• Bước 2: Chọn “Mạng và Internet”

• Bước 3: Kích hoạt wifi

• Bước 4: Chọn mạng wifi của cửa hàng và kết nối

Trường hợp đã kết nối wifi của cửa hàng

Trường hợp máy POS đã được cài đặt wifi nhưng máy không hiển thị internet. Nguyên nhân có thể do hệ thống mạng trong cửa hàng.

Bạn nên thực hiện kết nối mạng 4G, bluetooth thay cho wifi để tiếp tục thực hiện giao dịch.

3. Máy SmartPOS không kết nối được với hệ thống POS 

Dòng máy SmartPOS đời mới thường được tích hợp phần mềm hỗ trợ thanh toán, quản lý, hỗ trợ bán hàng ngay trên một thiết bị. Đôi khi, trong quá trình sử dụng có thể mất kết nối khiến thông tin không được cập nhật lên hệ thống quản lý.

Cách xử lý tốt nhất là liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng vì liên quan tới phần mềm.

Liên hệ ngay tới VNPAY-POS để được hỗ trợ nhanh nhất, giúp chủ cửa hàng quản lý đơn giản hơn.

4. Máy POS không chấp nhận thẻ thanh toán

Máy POS không chấp nhận thẻ thanh toán của khách hàng cũng là một nguyên nhân khiến giao dịch bị gián đoạn. 

• Đối với hình thức thanh toán trả góp: Bạn nhập 6 số đầu của thẻ nhưng máy POS không chấp nhận thanh toán. Nguyên nhân là do thẻ tín dụng của ngân hàng không liên hệ với máy SmartPOS.

• Đối với hình thức thanh toán 1 lần: Máy POS báo không chấp nhận thẻ hoặc hiển thị nội dung lỗi là thẻ không đủ tiền thanh toán giao dịch.

Cách xử lý khi máy POS không chấp nhận thẻ như sau:

Cách 1: Kiểm tra lại thẻ 

• Thẻ còn hiệu lực không

• Thẻ có bị hỏng hóc không

• Tài khoản có dính nợ xấu hoặc trễ hạn trả nợ

• Khách hàng đã nhập đúng mã PIN hay chưa

Cách 2: Kiểm tra lại cách quẹt thẻ của nhân viên thực hiện đúng hay chưa

Trường hợp này thường xảy ra với các nhân viên lần đầu sử dụng máy POS, đặc biệt máy SmartPOS. Họ nhận nhầm thẻ từ hoặc thẻ chip thành thẻ contactless và thực hiện chạm để thanh toán trên máy SmartPOS. 

5. Máy POS không sạc vào điện

Khi bạn cắm sạc cho máy POS nhưng máy không có thông báo đang sạc pin. Máy POS của bạn có thể đang gặp lỗi không sạc vào điện.

Nguyên nhân: Có thể do lỗi từ cấu hình máy POS hoặc do cục sạc.

Cách xử lý: 

Bạn kiểm tra cổng sạc và dây sạc đang ở trạng thái bình thường hay không. Nếu thấy bất cứ dấu hiệu bất thường (cổng sạc bị lỏng, dây sạc bị nứt hở,...), bạn nên gọi đến tổng đài để được hỗ trợ cách xử lý. 

Tổng kết

Như vậy, chúng tôi đã điểm danh 8 lỗi máy POS thường gặp và hướng dẫn cách xử lý. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi gì liên quan tới máy POS hoặc cần tư vấn về máy VNPAY-POS, vui lòng liên hệ chúng tôi tại hotline *3388 (miễn phí) để được giải đáp nhé.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi qua các kênh sau đây: