Từ A-Z về hệ thống POS, tầm quan trọng với các nhà bán lẻ

Nếu khai thác đúng cách, hệ thống máy POS có thể mang lại nhiều giá trị hơn cho các cửa hàng, doanh nghiệp (merchant) ngoài chức năng thực hiện giao dịch.

Bài viết này sẽ giúp các nhà bán lẻ hiểu đúng bản chất, tầm quan trọng của hệ thống POS và ứng dụng vào công việc kinh doanh hiệu quả.

1. Khái niệm hệ thống máy POS 

POS là viết tắt của từ Point of Sale, nghĩa là điểm bán hàng hoặc mua hàng. Đây là nơi thực hiện các giao dịch giữa người mua và người bán. Trước đây, các điểm bán hàng chỉ ở quầy thanh toán của cửa hàng, thường đặt ở lối ra vào. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của máy POS, các điểm bán hàng đã cơ động ở khắp nơi trong cửa hàng giúp merchant có thêm cơ hội tiếp thị sản phẩm. 

Bên cạnh đó, máy POS cầm tay cho phép khách hàng thanh toán tại chỗ, không cần tới quầy thu ngân. Với máy POS, khách hàng có thể thanh toán nhanh chóng bằng thẻ ATM hoặc quét mã QR mà không cần sử dụng tiền mặt. 

Mặc dù khái niệm POS là điểm bán hàng, nhưng hệ thống POS không phải là hệ thống gồm các điểm bán hàng. Khái niệm hệ thống POS được hiểu như sau:

Hệ thống POS bao gồm phần cứng (thiết bị hữu hình) và phần mềm (chương trình máy tính) giúp merchant thực hiện thanh toán và quản lý bán hàng. 

Không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ thanh toán, hệ thống POS hiện đại ngày nay còn giúp merchant quản lý được hàng tồn kho, quản lý nhân viên từ xa, theo dõi tình hình kinh doanh, thu thập thông tin khách hàng và thói quen mua sắm để giúp merchant đưa ra các chiến dịch khuyến mại hiệu quả,...

Hệ thống POS sử dụng phần mềm và các ứng dụng thanh toán. Do đó, merchant có thể đăng nhập từ nhiều thiết bị (điện thoại thông minh, máy tính bảng, PC, laptop) để quản lý công việc kinh doanh từ xa.

2. Cấu trúc của một hệ thống POS

Một hệ thống POS sẽ gồm 2 thành phần chính là phần cứng và phần mềm nhằm hỗ trợ bán hàng trực tiếp và trực tuyến. Đồng thời, hệ thống POS còn hỗ trợ bán hàng và quản lý (số lượng giao dịch, doanh thu, hàng tồn kho, các chương trình khuyến mãi,...). Nội dung phần 2 sẽ giúp merchant hiểu chi tiết về các bộ phận và cấu trúc của một hệ thống POS.

2.1. Phần cứng

Hình ảnh dưới đây là tập hợp tất cả các phần cứng của một hệ thống POS trong cửa hàng. Trên thực tế, tùy vào nhu cầu, điều kiện tài chính và đặc thù kinh doanh mà merchant sẽ lựa chọn một, một vài hoặc toàn bộ thiết bị dưới đây.

Thiết bị phần cứng thường có trong một hệ thống bán hàng tại nhiều điểm bán.

Trên đây là 5 thiết bị cơ bản trong phần cứng của một hệ thống POS đầy đủ. Để giúp hệ thống POS hoạt động mượt mà, phần mềm POS là một yếu tố quan trọng mà merchant nên đặc biệt lưu tâm.

2.2. Phần mềm

Phần mềm POS là chương trình máy tính được lập trình để giúp merchant quản lý các cửa hàng thực tế và bán hàng trực tuyến. Các tính năng chính của phần mềm dành cho hệ thống điểm bán hàng thường là:

• Chọn sản phẩm/dịch vụ và tính toán tổng đơn hàng.

• Xử lý thanh toán, giao dịch bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (quẹt thẻ, chuyển khoản).

• Quản lý hàng tồn kho.

• Thống nhất báo cáo, phân tích tình hình kinh doanh.

• Thu thập thông tin và ghi nhớ thói quen mua sắm của khách hàng để đưa ra các chương trình ưu đãi “chạm” đúng nhu cầu của họ.

• Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng từ các chương trình khuyến mại.

Vai trò của phần mềm máy POS

Phần mềm POS kết nối với các thiết bị POS hữu hình giúp nhân viên bán hàng rảnh rang hơn trong việc thực hiện đơn hàng, đồng thời giúp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh ngay trên một hệ thống. 

Việc quản lý và phát triển doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn khi các cửa hàng thương mại điện tử và cửa hàng bán lẻ được quản lý ở cùng một nơi.

Ví dụ về giải pháp thanh toán Payment Controller hỗ trợ merchant quản lý hệ thống kinh doanh

3. Cách thức vận hành của một hệ thống POS

Hệ thống POS được thiết kế để có thể theo dõi tất cả các đơn đặt hàng, hàng tồn kho, giao dịch POS, quản lý hồ sơ khách hàng và tất cả các hoạt động khác đang được thực hiện ở trong một cửa hàng bán lẻ.

Tìm hiểu về cách thức vận hành sẽ giúp bạn hiểu tại sao hệ thống POS có khả năng hỗ trợ đa-zi-năng cho các merchant.

3.1. Tại cửa hàng 

Các giai đoạn chính trong quá trình mua và thanh toán tại các điểm bán hàng trực tiếp:

• Giai đoạn khách hàng đưa ra quyết định mua hàng

Ở giai đoạn này, nhân viên bán hàng có thể sử dụng máy quét mã vạch để cung cấp thông tin về sản phẩm và mức giá cho khách hàng. 

• Hệ thống tính tổng tiền (dựa trên số lượng hàng hóa và mã giảm nếu có)

Nhân viên nhập mã đơn hàng vào máy POS tính tiền. Hệ thống sẽ cung cấp thêm các thông tin về thuế, mã giảm giá, tích điểm cho khách hàng. Khi mặt hàng được bán đi, hệ thống sẽ cập nhật số lượng hàng tồn kho để merchant biết được con số thực tế.

• Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt (quẹt thẻ hoặc quét mã QR

Thực hiện thanh toán theo phương thức thuận tiện nhất cho khách hàng. Đó có thể là quẹt thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng, hay quét mã QR để chuyển khoản.

• Giao dịch điểm bán hàng được hoàn tất

Nhân viên thực hiện in hóa đơn và trao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Hình ảnh mô phỏng 4 bước cơ bản trong quá trình bán hàng trên hệ thống POS

3.2. Trên nền tảng trực tuyến

Với các cửa hàng trực tuyến (không phải cửa hàng thực), người mua sẽ tìm hiểu các sản phẩm và đưa vào giỏ hàng. Sau đó, họ sẽ nhập các mã giảm giá (nếu có) vào phần thanh toán. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số tiền, sau đó, đưa ra phương thức thanh toán và nhận hàng. 

Giao dịch được thực hiện khi người mua nhập thông tin thẻ (ghi nợ/tín dụng) lên hệ thống. Tiền sẽ được chuyển cho người bán trong danh mục trực tuyến. 

Trong trường hợp chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu hoặc hàng bị lỗi, số tiền cũng được hoàn lại cho khách hàng (nếu có chính sách hoàn trả).

4. Lợi ích hệ thống POS mang lại cho các cửa hàng bán lẻ

Các thiết bị POS ra đời nhằm giúp bán hàng hiệu quả trong các cửa hàng lẻ. Với sự phát triển của công nghệ, hệ thống POS còn mang lại nhiều lợi ích hơn nữa trong việc quản lý nhân sự, thu thập thông tin khách hàng,... Những phân tích dưới đây giúp bạn hiểu được những lợi ích to lớn mà hệ thống POS mang lại cho merchant.

4.1. Bán hàng hiệu quả hơn

Hệ thống POS giúp merchant bán hàng hiệu quả hơn. Tất cả thông tin về hàng hóa/dịch vụ, chương trình khuyến mại, mã giảm giá, thuế,... được cập nhật trên một hệ thống. 

Nhân viên chỉ cần nhập thông tin đơn hàng của khách hàng, hệ thống sẽ trả về kết quả tính toán chính xác.

Dòng máy POS thông minh hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán (quẹt thẻ từ, gắn thẻ chip, chạm thẻ contactless và quét mã QR) và các loại thẻ ATM (thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ). Merchant không bỏ lỡ một khách hàng nào chỉ vì lý do họ không đáp ứng được phương thức thanh toán của merchant.

Thêm nữa, với hình thức trả góp 0% bằng thẻ tín dụng sẽ giúp merchant tăng khả năng chốt sale và doanh thu. Bởi vì, chính sách này đã giải quyết được vấn đề tài chính cho khách hàng, thúc đẩy họ đưa ra quyết định mua hàng nhanh chóng.

Phần mềm POS kết nối các thiết bị và đồng bộ thông tin giúp việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn.

4.2  Tối ưu chi phí nhân sự

Với một hệ thống POS thông minh, tích hợp nhiều tính năng trên một thiết bị, chỉ cần một nhân sự sẽ đảm nhiệm nhiều vị trí tại cửa hàng. 

Ví dụ: nhân sự có thể đảm nhiệm việc tư vấn bán hàng, thu ngân trên máy POS cầm tay và báo cáo về lượng hàng tồn kho và doanh số ngay trên hệ thống POS. 

Trong khi đó, với cách vận hành truyền thống, một cửa hàng sẽ cần nhân sự tư vấn, thu ngân và kiểm kho. Như vậy có thể thấy rằng, hệ thống POS giúp merchant tối ưu hơn, tiết kiệm chi phí vận hành hơn, tăng lợi nhuận.

4.3 Hiểu về khách hàng để đưa ra các sản phẩm và trải nghiệm mua hàng phù hợp

Thông qua các dữ liệu thu thập được từ hành vi và thói quen mua hàng tại cửa hàng thực và trực tuyến. Các dữ liệu này giúp merchant cá nhân hóa hoạt động truyền thông, tiếp thị và dịch vụ khách hàng của mình. 

Đồng thời, hệ thống sẽ đưa ra đề xuất phù hợp cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi và tiếp thị qua email,... giúp tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng thân thiết cho cửa hàng.

4.4 Quản lý hiệu quả hàng tồn kho

Khi một mặt hàng được bán đi, hệ thống sẽ cập nhật lại số lượng thực tế. Thông báo về số lượng hàng tồn kho giúp merchant đưa ra các biện pháp kịp thời để xử lý và tránh được tình trạng tồn quá lâu, hết hạn sử dụng, tránh tình trạng lãng phí.

Các thông tin về tính trạng hàng tồn kho sẽ giúp merchant đặt đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu, đồng thời tránh tình trạng dự trữ quá nhiều ảnh hưởng tới dòng tiền.

4.5 Quản lý thanh toán từ xa

Tất cả các thông tin về hàng hóa và hoạt động giao dịch được cập nhật lên hệ thống. Tính năng giúp merchant tránh rủi ro thất thoát hàng hóa hoặc doanh thu của cửa hàng. Sự quản lý chặt chẽ của hệ thống POS sẽ giúp các đầu mối quản lý tình hình kinh doanh của cửa hàng từ xa.

Hệ thống POS giúp merchant quản lý thu chi chính xác, tránh rủi ro thất thoát.

5. Chi phí đầu tư một hệ thống POS

Chi phí đầu tư cho một hệ thống POS sẽ khác nhau ở các ngành hàng. Bởi vì, mỗi ngành hoặc mô hình kinh doanh sẽ có nhu cầu sử dụng thiết bị POS không giống nhau. Dưới đây là một số gợi ý về chi phí cho một số ngành hàng phổ biến.

Chi phí đầu tư hệ thống POS trong ngành bán lẻ (cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện lợi, siêu thị,...)

Chi phí đầu tư hệ thống POS trong quán cafe, nhà hàng

Bên cạnh các khoản phí đầu tư cho máy POS, merchant cần chi trả phí chiết khấu với dịch vụ thanh toán thẻ. Mức biểu phí như sau:

6. Ai nên sử dụng hệ thống POS?

Hệ thống POS giúp các cửa hàng kinh doanh hiệu quả hơn. Vì vậy, với điều kiện tài chính tốt, merchant nên đầu tư. Tuy nhiên, nhiều merchant có tài chính hạn chế nên cân nhắc sử dụng tất cả phần cứng và phần mềm trong hệ thống POS. Dưới đây là gợi ý về trường hợp nên và chưa nên đầu tư hệ thống POS.

Trường hợp nên đầu tư hệ thống POS

Với các cửa hàng lớn, chuỗi cửa hàng bán lẻ trực tiếp và trực tuyến nên đầu tư hệ thống POS. Bởi vì, hệ thống này sẽ giúp merchant quản lý giao dịch, nhân sự, hàng tồn kho, đồng thời giúp thực hiện thanh toán đơn giản, dễ dàng, hiệu quả.

Trường hợp chưa cần sử dụng máy POS

Với các cửa hàng bán lẻ có nhu cầu sử dụng máy POS đơn giản, chỉ cần sử dụng thiết bị để hỗ trợ thanh toán thẻ thì nên sử dụng máy POS kết hợp laptop có cài đặt phần mềm POS. Việc này giúp merchant tiết kiệm được chi phí đầu tư các thiết bị phần cứng không thực sự cần thiết. 

Phương án này sẽ phù hợp với các nhà bán lẻ có hạn chế về tài chính. Tuy nhiên, trong tương lai, nếu phát triển hệ thống cửa hàng, merchant nên đầu tư hệ thống POS để thúc đẩy kinh doanh phát triển.

Máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS là một gợi ý dành cho các merchant. Bởi vì, máy POS được cung cấp bởi VNPAY-POS đáp ứng được đa dạng phương thức thanh toán, chấp nhận giao dịch bằng thẻ tín dụng (trả một lần và trả góp lãi suất 0%). Đặc biệt, giải pháp VNPAY-POS tích hợp phần mềm giúp merchant quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh trong cửa hàng. 

VNPAY-POS giúp quản lý và bán hàng dễ dàng hơn

Tổng kết

Hệ thống POS bao gồm phần cứng và phần mềm giúp các merchant bán hàng và quản lý hiệu quả mô hình kinh doanh. Tuy nhiên, không phải mô hình nào cũng cần áp dụng hệ thống POS ngay, đặc biệt với các merchant hạn chế về kinh tế. Thay vào đó, merchant có thể sử dụng máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán đa-zi-năng hỗ trợ merchant bán hàng hiệu quả.

Máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS là một gợi ý dành cho merchant. Nếu bạn quan tâm tới VNPAY-POS, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau: