Phần mềm quản lý bán hàng - Giải pháp tối ưu cho mọi điểm bán

Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng là gì? Cụm từ “giải pháp phần mềm quản lý bán hàng” thực chất là đề cập tới phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng. Trong xu thế số hóa hiện nay, ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào mô hình vận hành là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp bán lẻ nâng cao hiệu suất và doanh thu, đồng thời, giữ chân khách hàng. 

1. Khái niệm giải pháp phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống tích hợp các công cụ và tính năng hỗ trợ doanh nghiệp và các cửa hàng kinh doanh trong việc quản lý hiệu quả mọi hoạt động liên quan đến bán hàng. Từ nhập hàng, quản lý kho, hàng tồn, theo dõi doanh thu đến chăm sóc khách hàng. Phần mềm này giúp các cửa hàng & doanh nghiệp – dù lớn, nhỏ hay cá nhân kinh doanh – tối ưu hóa các quy trình và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Với phần mềm quản lý bán hàng, chỉ cần một vài thao tác đơn giản trên hệ thống quản trị, người quản lý có thể nắm bắt chi tiết tình hình kinh doanh của một cửa hàng đơn lẻ hoặc toàn bộ chuỗi cửa hàng.

Ví dụ:

• Tính năng thu thập dữ liệu: Ghi lại toàn bộ giao dịch qua máy tính tiền (cash register) và máy POS, lưu trữ thông tin vào trung tâm dữ liệu chung.
• Tính năng thống kê và phân tích: Phân loại và nhóm dữ liệu, sau đó xuất ra các chỉ số rõ ràng về doanh thu, lượng hàng bán, tồn kho hoặc hiệu suất làm việc của nhân viên.

Khi nhân viên thực hiện giao dịch trên máy POS, toàn bộ thông tin sẽ được đồng bộ hóa và chuyển về hệ thống quản lý. Từ đó, người quản lý chỉ cần truy cập vào nền tảng trên laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng hay PC để theo dõi chính xác tình hình kinh doanh theo ngày, tháng, quý hoặc cả năm.

Máy SmartPOS tích hợp giải pháp phần mềm bán hàng và giải pháp thanh toán mang tới một quy trình bán hàng chuyên nghiệp thời kỳ chuyển đổi số.

2. Tính năng cơ bản trong một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng

Trong một phần mềm POS sẽ có những tính năng cơ bản với vai trò như sau:

• Quản lý các giao dịch bán hàng, thu ngân

• Liên kết toàn bộ thiết bị bán hàng trong hệ thống POS (máy tính tiền, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy POS)

• Quản lý kho và hàng hóa

• Quản lý khách hàng

• Quản lý nhà cung cấp

• Quản lý, phân quyền nhân viên

• Quản lý công nợ

• Báo cáo chi tiết, đầy đủ

• Quản lý khuyến mại

• In hóa đơn, chuyển thông tin hóa đơn điện tử

Việc quản lý công việc kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng hơn với giải pháp quản lý bán hàng “all-in-one” VNPAY-POS

3. Lợi ích của giải pháp phần mềm bán hàng

Với khả năng tích hợp và tự động hóa quy trình, phần mềm quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích vượt trội từ việc đồng bộ thông tin giao dịch, quản lý hàng hóa đến tối ưu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Vậy toàn bộ những lợi ích của giải pháp phần mềm quản lý bán hàng là gì? Cùng khám phá chi tiết 5 lợi ích nổi bật nhất dưới đây:

Đồng bộ toàn bộ thông tin giao dịch trên một hệ thống

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ có tính năng liên kết các thiết bị thanh toán không dùng tiền mặt (máy POS) và dùng tiền mặt (máy tính tiền; khay đựng tiền); máy quét mã vạch; máy in hóa đơn; và có thể thêm một số thiết bị khác.

Vì vậy, tất cả các giao dịch sử dụng một hoặc một vài thiết bị trong mối liên kết này đều được cập nhật lên hệ thống quản trị của doanh nghiệp. Họ có thể dễ dàng tra soát, đối soát các giao dịch, theo dõi được tình hình kinh doanh của từng cửa hàng mọi lúc mọi nơi.

Quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát, hết hạn sử dụng

Khi sử dụng phần mềm bán hàng, tất cả thông tin của hàng hóa đều được nhập lên hệ thống từ loại sản phẩm, mã vạch, ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lượng sản phẩm, thời gian nhập và xuất kho,... 

Dựa vào lịch sử nhập hàng thì sẽ biết được mặt hàng tồn kho trong bao lâu, mặt hàng nào sắp hết hạn, họ sẽ có phương án xử lý cho tình hình trên nhằm đảm bảo doanh thu, dòng tiền. Đồng thời, nhờ hệ thống thông tin chính xác này từ giải pháp phần mềm bán hàng, chủ doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được các rủi ro thất thoát hàng hóa hoặc hàng tồn kho gây lỗ vốn.

Tối ưu về chi phí nhân sự

Máy POS ngày nay không chỉ dừng lại ở chức năng thanh toán quẹt thẻ, giải pháp quản lý bán hàng thông minh này còn có thể thực hiện được nhiều nhiệm vụ khác như cung cấp thông tin kho hàng, thống kê ca làm việc, kết toán, in hóa đơn,... Vì vậy, chủ cửa hàng không cần tuyển dụng nhiều nhân sự cho những đầu việc khác nhau, từ đó, họ tối ưu được chi phí nhân sự cho lợi nhuận.

Ví dụ: Khi sử dụng thiết bị POS đời mới thông minh (SmartPOS) tích hợp giải pháp quản lý thanh toán VNPAY-POS và phần mềm bán hàng POS365, một nhân viên có thể đảm đương nhiều vị trí như tư vấn bán hàng, thu ngân, quản lý kho hàng. Một cửa hàng sẽ không cần tuyển dụng nhiều nhân sự cho nhiều đầu việc lặp đi lặp lại như trước đây. 

Bên cạnh đó, kết quả kinh doanh được báo cáo chính xác, cập nhật nên sẽ không cần nhiều nhân sự để kiểm đếm, quản lý kho hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp đã tiết kiệm được chi phí nhân sự. 

Nâng cao trải nghiệm mua hàng cho khách hàng

Ưu điểm của máy POS và giải pháp quản lý bán hàng thông minh là giúp rút ngắn quy trình vận hành, giúp cả người bán và người mua đều tiết kiệm được thời gian. Nhờ tính năng tích hợp thông tin khách hàng thân thiết, người bán hàng sẽ biết cách đưa ra các gợi ý ưu đãi cho khách hàng. 

Dữ liệu mua hàng giúp người bán hàng gợi ý những món hàng liên quan tới nhu cầu hoặc quảng cáo đến đúng người cần. Việc thanh toán nhanh chóng sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa trải nghiệm mua hàng cho họ.

Với một quy trình phục vụ được tối giản cách thức thực hiện, tiết kiệm thời gian sẽ mang nhận được sự hài lòng từ khách hàng.

4. Chi phí đầu tư giải pháp quản lý bán hàng thông minh

Thật khó để đưa ra một con số trung bình về chi phí đầu tư giải pháp quản lý bán hàng. Bởi vì, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng tính năng đáp ứng được từng quy mô hoặc lĩnh vực kinh doanh. 

Với các đơn vị kinh doanh có nhu cầu sử dụng các tính năng đơn giản, thì có thể sử dụng giải pháp phần mềm quản lý bán hàng miễn phí để tiết kiệm chi phí. Với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và lớn, nên xem xét sử dụng giải pháp phần mềm bán hàng trả phí như POS365, Sapo, eShop Misa,...

Dưới đây là bảng mức phí sử dụng của một số phần mềm POS được cập nhật vào tháng 8/2023, bạn có thể tham khảo:

Ví dụ về bảng giá sử dụng phần mềm POS365 cập nhật tháng 8/2023.

Khi sử dụng máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS tiết kiệm chi phí mua phần mềm POS365 vì đã được tích hợp ngay trên thiết bị. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm phí đầu tư cho hoạt động vận hành.

Tổng kết

Như vậy bài viết trên đã tổng hợp toàn bộ thông tin xung quanh câu hỏi giải pháp phần mềm quản lý bán hàng là gì. Phần mềm này là giải pháp giúp các chủ doanh nghiệp rảnh rang hơn vì đồng bộ tất cả thông tin về 1 hệ thống. Chỉ cần truy cập trên các thiết bị có kết nối internet, đầu mối quản lý có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh tại các điểm bán mà không cần phải có mặt tại cửa hàng.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ VNPAY-POS của chúng tôi qua các kênh sau đây: