Máy POS tính tiền là cụm từ gây nhầm lẫn cho người mới tìm hiểu về máy POS. Bởi vì trong hệ thống máy POS sẽ 2 loại máy có chức năng thanh toán khác nhau, đó là:
- Máy POS quẹt thẻ có chức năng thanh toán bằng thẻ, phục vụ nhu cầu không dùng tiền mặt.
- Máy tính tiền (tiếng Anh là Cash Register) dùng để tính toán đơn hàng và phục vụ thanh toán bằng tiền mặt.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách sử dụng máy POS quẹt thẻ và máy tính tiền, giúp bạn thực hiện tốt công việc thu ngân tại cửa hàng.
1. Phân biệt máy POS và máy tính tiền (Cash Register)
Đầu tiên, bạn cần nhận diện chính xác loại máy mà bạn đang có và cần học cách sử dụng. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt dễ dàng máy tính tiền và máy POS quẹt thẻ.
| Máy POS | Máy tính tiền (Cash Register) | |
| Nhận diện | ||
| Chức năng | Thanh toán | Tính tiền Thanh toán tiền mặt |
| Khả năng lưu động | Có thể cầm tay mang đi dễ dàng | Lắp đặt cố định một chỗ tại quầy thu ngân |
Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy tính tiền và máy POS quẹt thẻ.
2. Hướng dẫn cách sử dụng máy tính tiền (Cash Register)
Máy tính tiền hiện nay có cấu tạo và cấu hình rất đa dạng. Bên cạnh đó, tùy theo loại hình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ khác nhau, người ta sẽ có những tùy chỉnh để tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng. Vì vậy, dưới đây là hướng dẫn cơ bản các thao tác thực hiện trên máy tính tiền.
Bước 1: Đăng nhập
Bạn chọn mục Bắt đầu và nhập thông tin cá nhân cùng mật khẩu được cấp để truy cập vào hệ thống.
Bước 2: Lựa chọn chức năng thanh toán
Bạn lựa chọn các thông tin về đơn hàng: mã đơn hàng/món ăn, số lượng tùy theo nhu cầu của khách hàng. Với các trường hợp có chương trình ưu đãi hoặc khách hàng sử dụng thẻ khách hàng thân thiết, bạn nhập thêm mã giảm (nếu có). Hệ thống sẽ tính tổng tiền thanh toán.
Bước 3: Bạn xác nhận thông tin đơn hàng và tổng hóa đơn với khách hàng
Bước 4: Sau khi khách hàng xác nhận hóa đơn, bạn thực hiện in hóa đơn
Bước 5: Bạn thực hiện thanh toán bằng tiền mặt hoặc quẹt thẻ qua máy POS và hoàn tất giao dịch. Thông thường máy tính tiền sẽ kết hợp với máy POS để thực hiện quẹt thẻ hoặc mã QR để thanh toán. Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy POS thanh toán.
3. Hướng dẫn cách sử dụng máy POS
Máy POS là tên gọi chung để chỉ loại máy quẹt thẻ thanh toán cầm tay. Hiện nay, có 3 loại máy POS được sử dụng phổ biến đó là: máy POS truyền thống, máy mobile POS và máy SmartPOS. Vì vậy, cách sử dụng của từng máy POS sẽ không giống nhau.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy POS bạn nên biết.
Bước 1: Xác định loại máy POS
Ở bước này, bạn cần xác định được loại máy POS đang sử dụng là loại máy POS nào. Đó là máy POS truyền thống, máy mobile POS hay SmartPOS. Bởi vì mỗi loại máy POS sẽ có khả năng hỗ trợ thanh toán không giống nhau. Cụ thể như sau:
- Máy POS truyền thống: Là loại máy POS có bàn phím cơ, màn hình hiển thị, đầu in hóa đơn và 2 đầu quẹt thẻ. Với máy POS truyền thống, bạn sẽ biết được nên quẹt thẻ từ hoặc gắn thẻ chip, và chỉ có thể in hóa đơn nhiệt.
- Máy Mobile POS: Có kích thước nhỏ trong lòng bàn tay, thường gắn kèm với 1 máy in hóa đơn nên khi mang đi thực hiện thanh toán cần có máy in hóa đơn, chỉ dùng để quẹt thẻ từ hoặc gắn thẻ chip.
- Máy SmartPOS: Là loại máy có màn hình cảm ứng, in được hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, đa dạng hình thức thanh toán (quẹt thẻ từ, gắn thẻ chip, thanh toán không chạm contactless, quét mã QR,...). Vì vậy, người dùng có nhiều cách để quẹt thẻ hoặc mã.
Khi xác định được loại máy POS, bạn sẽ biết được có thực hiện thanh toán trả góp bằng thẻ tín dụng hay không. Hay bạn sẽ lựa chọn thanh toán không chạm với thẻ contactless thay vì quẹt thẻ như cách thông thường.
Bước 2: Nhận biết loại thẻ từ/thẻ chip/Contactless
Trong trường hợp khách hàng sử dụng thẻ để thanh toán, bạn nên xác định loại thẻ là thẻ từ, thẻ chip, thẻ Contactless để chọn phương thức quẹt thẻ phù hợp. Lưu ý: Với trường hợp khách hàng sử dụng ứng dụng ngân hàng trên điện thoại thì không cần bước này.
Trên đây là 2 bước cơ bản mà người mới sử dụng máy POS nên chú ý trước khi thanh toán nhằm giảm thiểu rủi ro thao tác sai gây mất thời gian cho cả bản thân và khách hàng.
Bước 3: Thực hiện thanh toán trên máy POS
Thực hiện thanh toán trên máy POS sẽ có điểm chung là nhập số tiền, sau đó in hóa đơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ lấy ví dụ hướng dẫn và minh họa bằng máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS để giúp bạn có được hình dung trực quan hơn.
Trường hợp 1: Thanh toán trong một lần
Bước 1: Kiểm tra kết nối internet của máy SmartPOS Bạn chọn Ứng dụng POS steward → Chọn Internet → Chọn Network Test → Chọn Start Testing
Bước 2: Kiểm tra chức năng in Bạn chọn Ứng dụng POS steward → Chọn Internet → Chọn Print
Bước 3: Nhập thông tin thanh toán Bạn chọn thanh toán → Nhập số tiền thanh toán (số tiền lớn hơn 1000đ) và các thông tin khác (nếu cần) → Chọn Tiếp tục.
Bước 4: Sử dụng thẻ và Chủ thẻ ký xác nhận giao dịch
- Sử dụng thẻ theo hướng dẫn tương ứng với loại thẻ của chủ thẻ (chạm thẻ contactless, cắm thẻ chip, cà thẻ từ và nhập mã PIN)
- Khi sử dụng bằng thẻ từ, bạn thực hiện thao tác cà thẻ dứt khoát trong một lần để không ảnh hưởng tới quá trình thanh toán
- Chủ thẻ ký xác nhận giao dịch trên màn hình thiết bị
- Chọn in hóa đơn giấy hoặc gửi hóa đơn điện tử về email của chủ thẻ.
Trường hợp 2: Thanh toán giao dịch trả góp
Trường hợp này xảy ra khi khách hàng có nhu cầu mua một sản phẩm có giá trị từ 3 triệu trở lên và trả góp bằng thẻ tín dụng trên máy SmartPOS.
Lưu ý: Giao dịch thanh toán trả góp chỉ áp dụng được trên máy POS có tích hợp tính năng này và thẻ tín dụng nằm trong mạng lưới ngân hàng liên kết với đơn vị cung cấp máy POS.
Trong ví dụ dưới đây, giao dịch được chấp nhận khi thẻ tín dụng được cấp bởi một trong 27 ngân hàng liên kết với giải pháp thanh toán VNPAY-POS. Các bước thực hiện giao dịch trả góp bằng thẻ tín dụng trên máy SmartPOS như sau:
Bước 1: Chọn mục Đăng ký trả góp trên màn hình máy SmartPOS.
Bước 2: Bạn chọn Ngân hàng phát hành thẻ tương ứng với thẻ đăng ký trả góp.
Bước 3: Bạn nhập 6 chữ số đầu in trên mặt trước thẻ.
Bước 4: Nhập đầy đủ các thông tin đăng ký chuyển đổi trả góp bao gồm: Số tiền, kỳ hạn, thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, ảnh chụp chân dung và giấy tờ tùy thân của khách hàng.
Bước 5: Chủ thẻ xác nhận thông tin bằng cách chọn ô “Tôi, khách hàng, đã đọc, hiểu và đồng ý với toàn bộ thông tin, điều khoản và điều kiện” → bạn chọn mục Đăng ký chuyển đổi trả góp.
Bước 6: Màn hình được chuyển sang Ứng dụng VNPAY SmartPOS, bạn thực hiện quẹt thẻ để thanh toán.
Bước 7: Khách hàng ký xác nhận giao dịch trả góp.
Bước 8: Hệ thống thông báo “Khởi tạo yêu cầu đăng ký chuyển đổi trả góp thành công”.
Sau khi hoàn tất giao dịch, hệ thống máy SmartPOS sẽ gửi thông tin đơn hàng tới ngân hàng.
Trong khoảng một vài ngày sau giao dịch, ngân hàng sẽ thanh toán số tiền của đơn hàng tới cửa hàng. Từ giai đoạn này, chủ thẻ tín dụng sẽ trả góp khoản phí trả góp hàng tháng cho ngân hàng.
4. Hướng dẫn thực hiện 4 tác vụ thường gặp
Bên cạnh tác vụ thanh toán, trong quá trình thực hiện giao dịch, bạn có thể cần tra cứu lịch sử giao dịch, hoàn tiền, bổ sung chữ ký của chủ thẻ hay lấy lại hóa đơn.
Dưới đây hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện cho 4 tác vụ thường gặp mà bạn nên biết để qua trình thanh toán diễn ra thuận lợi.
4.1. Hướng dẫn tra cứu lịch sử giao dịch
Khi bạn cần tìm lại một đơn hàng để hoàn tiền cho khách hàng hoặc tính lại tổng tiền do hóa đơn sai. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn Lịch sử giao dịch
Bước 2: Chọn tìm kiếm và khoảng thời gian
Bước 3: Chọn giao dịch cần tra cứu
4.2. Hướng dẫn tạo hoàn tiền
Hiện nay, trên máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS không có tính năng hủy và thay bằng hoàn tiền. Thao tác hoàn tiền được thực hiện khi có sai sót trong hóa đơn thanh toán và cần hủy giao dịch. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn Lịch sử giao dịch
Bước 2: Chọn giao dịch cần hoàn
Bước 3: Tạo hoàn tiền và giá trị hoàn lại
Bước 4: Nhập mật khẩu của đơn vị
4.3. Hướng dẫn cho chủ thẻ bổ sung ký xác nhận
Trường hợp này xảy ra với các giao dịch quan trọng và có giá trị lớn như trả góp với thẻ tín dụng. Bạn cần bổ sung chữ ký của chủ thẻ để đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch, tránh những rủi ro không mong muốn. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn Lịch sử giao dịch
Bước 2: Chọn giao dịch cần bổ sung chữ ký xác nhận
Bước 3: Chủ thẻ thực hiện ký bổ sung lên màn hình thiết bị
Bước 4: Chọn hoàn tất giao dịch
4.4. Hướng dẫn lấy lại hóa đơn thanh toán thẻ
Bạn thực hiện thao tác lấy lại hóa đơn thanh toán thẻ khi cần xuất lại hóa đơn giấy hoặc điện tử cho khách hàng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn Lịch sử giao dịch
Bước 2: Chọn giao dịch cần lấy lại hóa đơn
Bước 3: Chọn xuất hóa đơn giấy hoặc nhập địa chỉ email khi gửi hóa đơn thanh toán thẻ điện tử
Bước 4: Chọn hoàn tất
Tổng kết
Máy tính tiền và máy POS quẹt thẻ là 2 thiết bị khác nhau trong hệ thống POS. Khi tìm cách sử dụng máy POS tính tiền bạn nên xác định đúng máy để tìm hướng dẫn chính xác nhất. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào về cách sử dụng máy SmartPOS tích hợp giải pháp thanh toán VNPAY-POS, vui lòng liên hệ chúng tôi tại các kênh sau:
|
